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La semaine de 8 jours, vous connaissez?

Cet article a été publié à l’origine sur le blogue Entreprendre de Niviti.

La semaine des quatre jeudis n’existe pas, mais celle des deux mardis, mercredis ou jeudis, je vous assure que oui. Le meilleur indicatif d’une surcharge de travail et d’une lacune en termes de structure est le fameux phénomène de la semaine de 8 jours.

Je m’explique…

Vous vous levez un matin et êtes persuadé que votre échéancier de mercredi, c’est aujourd’hui. Donc, pendant une bonne partie de la journée, vous travaillez en 5e vitesse. Vous grignotez quelques collations sur le coin de la table en vous disant que ce serait plus rapide au mélangeur avec une paille, pensez à transformer votre chaise en bassine pour éviter la toilette et considérez sérieusement l’option du café par intraveineuse. Il se peut même que vous vous rendiez chez un client alors que la rencontre est fixée au lendemain. C’est à ce moment précis que l’horloge s’arrête et que vous sortez frénétiquement votre cellulaire pour confirmer vos craintes. Voilà, cette semaine vous avez gagné une journée!

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Vous tombez sur l’inévitable courriel…

Le côté sombre de la médaille, c’est lorsque vous perdez une journée, qui semble-t-il a disparue dans un univers parallèle entre deux clignements d’yeux. Certain d’aspirer au calme de cette nouvelle journée, vous lisez un premier courriel, un second, puis vous tombez sur l’inévitable message : « Madame X, nous avions rendez-vous hier à 14h, mais il semble que vous ayez eu un contretemps ». La sueur perle, votre écran devient flou et les battements de votre cœur s’amusent à saute-moutons. Vous ouvrez tous les calendriers (même ceux version papier) et ça y est, votre cœur s’arrête. Je vous fais grâce du détail de ce type de journée chaotique, puisqu’il est évident que tout ira de travers et que vous ne serez pas productif. Si la panique est trop forte, hurlez dans un oreiller.

Remettez de l’ordre dans vos idées

La principale raison de ce décalage n’est pas toujours le manque de structure, mais cet élément n’est jamais bien loin derrière la première réalité : vous travaillez sept jours sur sept, puisque vous êtes seul dans votre entreprise et que vous avez des livrables qui se chevauchent.

Bien sûr, vous adorez ce que vous faites, et c’est louable. Par contre, vous travaillez très fort pour développer et conserver votre crédibilité, alors il serait temps de prendre du recul.

Quelques pistes de réflexion pour structurer vos journées

Se dire non à soi-même

Nous sommes notre pire ennemi. Qui peut affirmer le contraire? Bien souvent, on croit que dire non à un client nous fera manquer une occasion d’affaires en or. Toutefois, ce sont nos propres pensées qui nous amènent vers ce scénario. En fait, c’est comme si on se disait non à soi-même et que l’on interprétait cette affirmation comme une limitation de notre capacité à répondre aux besoins de la clientèle.

Bien au contraire, comme le mentionnait Cendrine Marrouat lors de notre dernier blab sur la gestion du temps, dire non à un client parce que nous sommes déjà submergé est une preuve de respect, tant envers lui qu’envers soi-même. Nous lui témoignons notre reconnaissance, tout en lui faisant comprendre qu’il est important et que si nous sommes occupé, il sera impossible de lui offrir un service à la hauteur de ses attentes. Soyez assuré, au contraire, qu’ils patienteront s’ils aiment transiger avec vous. S’il s’envole, ne le prenez pas comme un échec. Comprenez plutôt que vous avez respecté vos valeurs et principes. J’ai abordé l’importance des valeurs dans mon article À la recherche d’un coach pour propulser votre entreprise en 2016 en janvier dernier.

Déterminer les périodes les plus productives

Nous ne sommes pas tous matinaux, et encore moins des oiseaux de nuit. Il nous revient de faire des essais afin de trouver nos périodes les plus productives.  Il n’y a pas de mode d’emploi miraculeux. Ne vous fiez pas à ceux qui vous dictent ce qui devrait être réalisé lorsque vous êtes au meilleur de votre forme. Si vous êtes créatif dans ces intervalles, suivez plutôt votre instinct et gardez la comptabilité pour plus tard.

Courriels et appels

Choisissez des heures bien précises où vous prendrez vos courriels et vos appels. Ajoutez un rappel sur votre cellulaire pour ne pas oublier. Lorsque vous répondez à l’un ou l’autre même si vous travaillez sur un dossier, vous perdez votre concentration et risquez d’entreprendre autre chose sans vous en rendre compte. D’autre part, vous donnez la fausse impression à vos clients que vous êtes toujours disponible pour eux, peu importe le moment de la journée. Par conséquent, les « petites urgences » s’accumuleront.

Évitez de prendre des notes sur des bouts de papier

Too Much To Handle

Pensez plutôt à consigner celles-ci dans une application comme Evernote. Vous avez la possibilité d’ajouter des fichiers à vos notes et pouvez les regrouper comme vous le souhaitez (client, projet, etc.). C’est l’outil de recherche inclus qui vous fait économiser du temps. Vous vous souvenez avoir consigné une note sur le Projet « cahier souvenir », faites une recherche et trouvez tout ce que vous avez rédigé en rapport avec ce projet.

Attention! Lors de l’inscription, on vous demande une carte de crédit, mais vous pouvez cliquer sur  « go to notes » pour sauter cette étape et poursuivre gratuitement. Les forfaits de 28,99 $ ou 57,99 $ annuellement ajoutent des fonctionnalités, mais la base peut suffire.

Vos priorités changent en cours de route

Revoyez chaque matin ce que vous avez à faire le jour même et le reste de la semaine. Cela peut sembler redondant, mais la veille, vous avez pris une dernière fois vos appels et courriels et quelques notes sur Evernote. Votre agenda peut changer à tout moment et il est important de modifier vos priorités en fonction de ces changements.

Consignez tâches, échéanciers, travaux, et clients au même endroit

Si vous travaillez avec des collaborateurs, ou encore échangez directement avec vos clients dans divers projets, pensez à Basecamp, Slack ou Teamwork. Ces applications complètes vous permettent d’ajouter des collaborateurs, d’assigner des tâches, d’inclure des échéanciers, d’échanger des fichiers et des messages et d’être notifié par courriel. Dans Teamwork, qui par ailleurs comporte aussi une version française, vous avez même un minuteur qui vous aidera à la facturation, ou encore si le client vous demande de justifier vos heures.  Les interfaces sont faciles à utiliser et vous faciliteront grandement la vie.

Utilisez un seul calendrier… non pas deux, un seul!

Je n'hésite plus lorsque je prends un décisionSuis-je la seule à avoir de la difficulté à tout entrer à un seul endroit? Je multiplie les calendriers (personnel, sur le tableau noir de la cuisine, celui sur outlook.com et celui sur Basecamp). Ne faites pas cette erreur!

Le visuel d’un calendrier est important. Si celui de votre fournisseur de courriel ne vous convient pas, peut-être que celui de Basecamp vous servira mieux. Lorsque vous ajoutez des tâches dans Basecamp, en mettant un échéancier, elles s’ajoutent au calendrier. Par ricochet, vous recevez toutes vos notifications par courriel. Des rappels utiles pour les gens surchargés!

La couleur peut sembler banale, mais en créant des calendriers pour chaque projet ou client avec une couleur différente, vous apprendrez à les reconnaitre avec le temps et la vue d’ensemble vous indiquera à quoi ressemble votre semaine.

Ajoutez aussi des blocs de temps pour vous…uniquement pour vous! Servez-vous de ces plages horaires pour aller vous entraîner, faire une promenade, des emplettes ou autre, mais prenez ce temps pour vous changer les idées.

De grâce, structurez vos dossiers et sous-dossiers sur votre ordinateur

Chercher des fichiers que vous recevez par courriel ou que vous sauvegardez sur votre PC peut représenter une perte de temps considérable. J’ai pris l’habitude de classer tous mes courriels à la fin de la journée, en laissant uniquement ceux qui nécessitent une action ou un suivi dans ma boîte de réception.

  • Chaque client a un répertoire, et chaque projet un sous-répertoire.
  • Les autres courriels sont répertoriés dans des dossiers tels que : administration, ressources humaines, comptabilité, marketing, développement, clients potentiels, à lire, site Internet, médias sociaux, etc.

L’outil de recherche disponible dans les interfaces de courriels a ses limites. Lorsque les sujets sont mal identifiés ou les intervenants nombreux, mieux vaut créer votre propre classement.

Apprenez à reconnaitre les signes de fatigue

Tired and overworked

À un moment ou un autre, lorsqu’on est fatigué, la désorganisation s’amplifie et l’impression de travailler sans avancer nous décourage. Apprenez à détecter ce point de non-retour où vous n’êtes plus productif.  Il se peut que vous soyez plus irritable, et ce, même envers les clients. Je le suis moi-même, et c’est une cliente que j’adore qui m’en a fait part. Une superbe leçon d’humilité et je lui en suis reconnaissante.

Dormir n’est pas toujours la solution. Se reposer signifie aussi faire autre chose, simplement pour calmer l’activité cérébrale. En toute sincérité, même si cela nous prend parfois un bon coup de pied, bouger demeure la meilleure façon de « recharger les batteries ».

Stéphanie, Plume au carré

90 % d’expertise, 10 % d’humour… parfois plus!

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